Administratief beheer

• Wanneer wordt een AV gehouden?
Volgens de wet is het verplicht dat de syndicus minstens 1x in het jaar een AV bijeenroept. Deze AV vindt plaats in een periode van 15 dagen dat in de basisakte wordt vastgelegd of wordt op een AV bepaald indien dit niet in de basisakte wordt vermeldt.
 
• Wie heeft het initiatiefrecht voor het houden van een AV?
Het blijft de wettelijke taak van de syndicus om een algemene vergadering samen te roepen. Daarnaast kunnen de mede-eigenaars of syndicus een BAV bijeenroepen. Indien dit niet uitgaat van de syndicus, dienen de mede-eigenaars met minstens 20% van de aandelen een aanvraag in te dienen bij de syndicus samen met de gewenste dagorde.
 
• Wie vertegenwoordigt het pand op een AV?
Bij de opstart van een nieuw gebouw of bij de intrede van een nieuwe eigenaar, krijgt elke mede-eigenaar een document van Syndicbeheer.be waarin een eigenaar of groep van eigenaars van een pand dienen aan te duiden welke eigenaar het pand zal vertegenwoordigen en hoe men met hen zal communiceren (zie Communicatieblad bij Basisdocumenten)
De uitgekozen vertegenwoordiger van het pand geeft dan in het communicatieblad aan hoe Syndicbeheer.be met hem kan communiceren (per post, mail of aangetekend schrijven).
 
• Wat is een communicatieblad?
In een communicatieblad dient een eigenaar of groep van eigenaars aan te duiden welke eigenaar het pand zal vertegenwoordigen en op welke manier er gecommuniceerd moet worden met de vertegenwoordiger (per post, mail of aangetekend schrijven).
Elke mede-eigenaar dient bij wijziging van woonst, betrekking van het pand of methode van communicatie dit aan te geven via het communicatieblad (zie Basisdocumenten).
 
• Wie moet er verwittigd worden?
In een communicatieblad dient een eigenaar of groep van eigenaars aan te duiden welke eigenaar het pand zal vertegenwoordigen. Deze persoon zal dus logischerwijze op verwittigd worden.
Bij Syndicbeheer.be worden de bewoners (huurders) op de hoogte gebracht via het syndicbord waarop de vaste periode (15 dagen) van de AV staat vermeldt.
 
• Wie moet er uitgenodigd worden?
In een communicatieblad dient een eigenaar of groep van eigenaars aan te duiden welke eigenaar het pand zal vertegenwoordigen. Deze persoon zal dus logischerwijze op ook uitgenodigd worden op de AV.
 
• Door wie wordt een uitnodiging verstuurd?
Dit gaat steeds uit van Syndicbeheer.be.
 
• Wie mag er aanwezig zijn?
Het is vanzelfsprekend dat de syndicus de AV bijwoont aangezien hij het orgaan van de vereniging is en dit tevens zijn wettelijk opdracht is. Evenzeer zal de vertegenwoordiger die vermeldt staat op het communicatieblad de AV bijwonen, tenzij deze zich laten vertegenwoordigen door een volmachthouder. Deze laatste moet vanzelfsprekend in het bezit zijn van een volmacht.
De wettelijke vertegenwoordiger van het pand dient mede-eigenaar te zijn. De volmachthouder daartegenover hoeft niet specifiek een mede-eigenaar te zijn doch mag hij geen vertegenwoordiger van Syndicbeheer.be zijn.
Blanco volmachten kunt u terugvinden in de rubriek Basisdocumenten.
 
• Hoeveel volmachten mag ik aanvaarden?
Elke persoon die rechtsbekwaam is kan optreden als volmachthouder van de mede-eigenaars, dit met uitzondering van de syndicus. Een volmachthouder mag 3 volmachten aanvaarden. Indien dit er meer zijn dan 3, dan mag dit de 10% van het totaal aantal aandelen niet overschrijden.
 
• Wanneer is een AV rechtsgeldig samengesteld?
Een AV is rechtsgeldig ingeval de helft + 1 van de mede-eigenaars aanwezig is alsook de helft + 1 van de aandelen vertegenwoordigd is.
De AV kan eveneens rechtsgeldig samengesteld zijn indien ¾ van de aandelen vertegenwoordigd zijn doch niet de helft van de mede-eigenaars.
Indien men niet voldoet aan één van beiden bovengenoemde wettelijke bepalingen dan zal de syndicus minstens 2 weken later een nieuwe AV (BAV) bijeenroepen, met dezelfde dagorde.
De bovengenoemde regels zijn dan niet meer van toepassing.
Indien er slechts één mede-eigenaar aanwezig is, dan kan hij op een rechtsgeldige manier voor het hele gebouw beslissen!
 
• Welke punten neemt men op in de uitnodiging voor de AV?
Vooreerst zijn er alle punten die wettelijk verplicht zijn en moeten overlopen worden bijvoorbeeld de rekening, de benoeming van de syndicus en van de rekencommissaris, het bedrag van het werk – en reservekapitaal.
In de loop van het boekjaar komt de syndicus in aanraking met diverse problemen aangaande het gebouw waarvoor een beslissing van de AV nodig is. Deze worden door Syndicbeheer.be bestudeerd waarna concrete voorstellen worden uitgewerkt die dan op de AV kunnen besproken worden. Tevens worden punten die werden verstuurd door mede-eigenaars en bewoners van de VME voorbereid en voorgelegd op de AV.
Tenslotte worden al deze punten overlopen met de Raad van Mede-Eigendom voor het versturen van de dagorde.
 
• Wie zit de AV voor en wie leidt ze?
In de nieuwe wet van mede-eigendom wordt bepaald dat een AV wordt voorgezeten door een mede-eigenaar. Dit schrikt echter vele mede-eigenaars af omdat zij de inhoud van de vergadering niet meester zijn. Na de benoeming op de vergadering zal de voorzitter na de verwelkoming deze functie overdragen aan de syndicus om de verdere uiteenzetting van de vergadering te voltooien. Indien nodig zal de voorzitter tijdens de vergadering tussenkomen om de gemoederen te bedaren.
 

Financieel beheer

• Wat is het werkingskapitaal?
Dit is een kapitaal dat de mede-eigenaars ter beschikking stellen van Syndicbeheer.be om de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen nakomen. Deze gelden worden gestort op een unieke rekening die toebehoort aan de VME.
 
• Wat is het basis werkingskapitaal?
Dit is een inleg van elke mede-eigenaar om pieken in de facturatie op te vangen. Dit bedrag wordt gestort bij intrede van de mede-eigendom en teruggestort bij uittrede na vereffening van de schulden.
Voorbeeld: De syndicus ontvangt een totale maandelijkse provisie van € 100. In de 1ste maand ontvangt Syndicbeheer.be de factuur voor de verzekering t.v.v. € 300. Het kan niet zijn dat men 3 maand provisie moet afwachten alvorens de betrokken factuur te betalen. Daarvoor dient het basis werkingskapitaal.
 
• Wat is het reservekapitaal?
Het spreekt voor zich dat er in elk gebouw onvoorziene grote werken kunnen voordoen, waarbij een “reservepotje” steeds welkom is.
Voorbeelden: defecte motor van een garagepoort, gesprongen toe – of afvoerleiding, barsten of scheuren ingevolge een verzakking, … .
Maar ook voor onvoorziene werken wordt dit reservekapitaal aangewend.
Voorbeelden: vernieuwen van de lift, schilderen van de trapzaal, vernieuwen van de videofonie, … .
 
• Wat is het boekjaar?
Dit is de periode van 12 maanden, waarvan een jaarafrekening wordt opgemaakt, maar is niet hetzelfde als het kalenderjaar. Dit kan wel, maar is meestal niet het geval vermits Syndicbeheer.be zijn vergaderingen houdt in de loop van de 3de maand volgend op het boekjaar zou het uiteraard onmogelijk zijn om alle vergaderingen in maart te laten verlopen.
 
• Wat is een (maandelijkse) provisie/voorschot?
Op een AV stelt Syndicbeheer.be bvba een budget op voor het komende boekjaar, in functie van de te realiseren uitgaven van het komende jaar.
Op basis hiervan wordt het budget herleidt naar een maandbedrag.
Op het einde van het boekjaar volgt dan de afrekening.
 
• Wat is de afrekening?
Een afrekening is de som van alle kosten in het voorbije boekjaar, herleidt volgens de verdeelsleutel of de aandelen van het betrokken pand waarbij de maandelijkse provisies (zie vorige) worden afgetrokken. In principe moet elke mede-eigenaar op het einde geld terugkrijgen vermits de syndicus anders een tekort aan budget heeft en bepaalde facturen dan niet heeft kunnen betalen.
 
• Wat is een aandeel?
Elke mede-eigenaar is eigenaar van een onderdeel van een gemeenschap. Dit is het aandeel/quotiteiten die hij heeft in de gemeenschap.
 
• Wat is een verdeelsleutel?
In een gebouw worden de kosten verdeeld volgens verdeelsleutels die bepaald worden in de basisakte. Soms wordt de verdeling van bepaalde kosten niet omschreven in de basisakte waardoor de syndicus moet teruggrijpen naar rechtspraak.
 

Technisch beheer

• Moeten de mede-eigenaars de prijsoffertes beantwoorden?
Neen. De prijsoffertes worden op een AV toegelicht aan de mede-eigenaars. Zo kunnen de mede-eigenaars helpen in de keuze van een prijsofferte. De keuze blijft echter vrij voor de AV.
 
• Hoeveel prijsoffertes vraagt de syndicus aan?
Bij hoogdringende werken wordt de opdracht gegeven aan een leverancier waarvan Syndicbeheer.be weet dat het goed uitgevoerd zal worden.
Voor werken die dienen beslist te worden op een AV zal een offerte aangevraagd worden voor kleine werken en meerdere offertes voor het bedrag overeengekomen op de AV (bedrag van mededinging).
 
• Hoe gebeurt de opvolging van de werken?
Al naargelang de omvang van de werken en de noodwendigheid (bv. problemen in de uitvoering) zal Syndicbeheer.be één of meerder malen een werfopvolging realiseren.
 
• Wat met de oplevering van de werken?
Syndicbeheer.be volgt de werken op. Enkel indien de VME voor een architect heeft geopteerd, dan valt dit onder zijn bevoegdheid.
 
• Wat met de vervanging van de lampen?
Dit dient beslist te worden op de AV. Hiervoor zijn diverse mogelijkheden:
1. Een eigenaar in het gebouw staat hiervoor in en wordt vergoed voor de aangekochte lampen of laat ze leveren door Syndicbeheer.be.
2. Syndicbeheer.be staat in voor de vervanging van de lampen bij melding. Enkel de minuten ter plaatse zullen dan worden aangerekend.
3. De mede-eigenaars wensen dat een professionele elektricien de lampen komt vervangen. Bij defecten zal Syndicbeheer.be dan een bestelbon uitschrijven.
 
• Wanneer wordt de beerput geledigd?
Deze wordt geledigd afhankelijk van de noodwendigheid. Syndicbeheer.be zal dan een bestelbon schrijven om de put te ledigen.
 
• Mag ik zelf een leverancier aanspreken als ik zie dat er iets kapot is?
Neen, dit mag niet. Het best kan u dat meedelen via email samen met een korte beschrijving van het defect en de juiste ligging ervan. Uw syndicus zal dan het nodige doen om de leverancier te contacteren en zo spoedig mogelijk het defect te verhelpen.

UITZONDERING: lift!
Vermits elke lift een onderhoudscontract heeft kan u best via de telefoondrukknop in de lift de liftmaatschappij verwittigen. Vergeet niet van een duidelijke omschrijving te geven van de panne. U kan dit eveneens doen via het noodnummer dat in de lift vermeld staat.
 
• Wat als de lift niet meer functioneert?
In dit geval kan u best de liftmaatschappij verwittigen via de telefoondrukknop in de lift of via het noodnummer dat in de lift vermeld staat. Vergeet niet van een duidelijke omschrijving te geven van de panne!
Ingeval er iemand vastzit in de lift, zal de liftmaatschappij gebruikelijk binnen het uur het probleem komen oplossen. Zoniet, dus als er niemand vastzit, dan zal de liftmaatschappij normaal binnen de 2 uren langskomen.
 
• Wordt de poetsdame van de syndicus aangesteld in mijn gebouw?
Men kan eventueel een poetsdame aanstellen voor het gebouw doch heeft dit diverse nadelen: bv. ziekte, verlof, afwezigheid, … .
Daarom geeft Syndicbeheer.be de voorkeur aan een poetsdienst omdat bovengenoemde nadelen worden verholpen.
 
• Wanneer moet mijn lift gemoderniseerd worden?
Conform het wijzigingsvoorstel van het KB van 09 maart 2003:

De inbedrijfstelling van uw lift dateert van voor 01 januari 1958.
--> Uw lift moet ten laatste gemoderniseerd worden op 31 december 2022.
De inbedrijfstelling van uw lift dateert tussen 01 januari 1958 en 31 maart 1984.
--> Uw lift moet ten laatste gemoderniseerd worden op 31 december 2016.
De inbedrijfstelling van uw lift dateert van na 01 april 1984,
--> Uw lift moet ten laatste gemoderniseerd worden op 31 december 2014.
 

Nieuwe Wet op Mede-Eigendom 2010 (aanpassingen)

• Basisakte - Gecoördineerde akte
 Elke basisakte die dateert van voor 1 september 2010 dient aangepast te worden.
 Deelverenigingen zijn toegestaan (ingeval de hoofdvereniging bestaat uit twintig kavels of meer).
 Enkel de hoofdvereniging mag beslissen.
 De opdeling van de aandelen moet gestaafd worden in een verslag dat opgenomen wordt in de basisakte.
 
• Reglement van Mede-Eigendom
 Beschrijving rechten en plichten van de mede-eigenaars.
 Omklede criteria en berekeningswijze van de lasten.
 Wijze van bijeenroeping, werkwijze en de bevoegdheid van de AV.
 Benoeming, omvang en duur (maximum drie jaar) van het mandaat van de syndicus met de eventuele hernieuwing of opzeggen van zijn mandaat.
 Periode van vijftien dagen waarbinnen de AV moet plaats vinden.
 Alle documenten dienen het ondernemingsnummer te vermelden.
 Bij wijziging dient dit binnen de maand uitgehangen te worden.
 Het reglement is onmiddellijk tegenstelbaar, dus ook voor huurders.
 
• Mede-Eigenaar
 Bij onverdeeldheid dient een lasthebber aangeduid te worden.
 Slechts één eigenaar mag aan de vergadering deelnemen.
 Slechts één eigenaar krijgt de documenten toegestuurd.
 Elke mede-eigenaar moet de veranderingen van zijn adresgegevens doorgeven (zie bij Basisdocumenten het Communicatieblad).
 Elke eigenaar kan een vertaling krijgen op kosten van de VME indien het gaat over de taal van het grondgebied.
 
• Algemene Vergadering
 De AV heeft plaats in een vooraf bepaalde periode van vijftien dagen.
 BAV kan bijeen geroepen worden met 20% van de aandelen (per aangetekende zending en binnen de 30 dagen bijeenroeping).
 Aanvraag van agendapunten minstens drie weken voor de bijeenroepingsperiode van twee weken.
 Bijeenroeping vermeldt plaats waar documenten kunnen ingekeken worden.
 Bij een uitnodiging vermelding van dag, uur en agendapunten en het ondernemingsnummer.
 Uitnodiging moet gebeuren ten minste twee weken voor de vergadering.
 Uitnodiging mag geschieden volgens gewenst communicatiemiddel van de eigenaar.
 Dringende uitnodigingen kunnen sneller bijeengeroepen worden bij een BAV.
 Minimum vereisten voor AV 50% + 1 van de aandelen en van de eigenaars of enkel 75% van de aandelen. Ook al vertrekken enkele eigenaars daarna. Bij het niet behalen van de quorums moet er een nieuwe vergadering plaats vinden minstens vijftien dagen later en dit zonder een minimum quorum.
 Volmacht voor eender wie, maar moet nominatief zijn en mag slechts 1x gebruikt worden.
 Volmachthouder mag maximum drie volmachten krijgen voor maximum 10% van de quotiteiten in totaal.
 De AV wordt voorgezeten door een mede-eigenaar.
 Enkel aanwezige en gevolmachtigde stemmen tellen (behalve gekwalificeerde meerderheid).
 Personen die werken voor VME mogen niet stemmen.
 Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen tellen niet mee.
 Stemmingen, tegenstemmen en onthoudingen dienen genotuleerd te worden.
 Notulen worden op het einde van de AV gelezen en ondertekend.
 De notulen en het verslag moet binnen de 30 dagen na de AV verstuurd worden.
 
• Syndicus
 Schriftelijke overeenkomst.
 Maximum drie jaar en daarna een vernieuwing via AV.
 Melding aanplakken aan de inkom van het gebouw met naam, voornaam, beroep, woonplaats syndicus en ondernemingsnummer.
 
• Taken van de syndicus
 Bijeenroepen van (B)AV.
 Notuleren van beslissingen van de (B)AV.
 Beslissingen uitvoeren.
 Bewarende maatregelen nemen.
 Rekening voor werkingskapitaal en één voor reservekapitaal.
 VME in rechte vertegenwoordigen.
 Achterstallen meedelen aan notaris.
 Uitnodiging voor de AV aanplakken in het gebouw.
 Bij beëindiging alle documenten overhandigen aan volgende syndicus of voorzitter van het gebouw.
 Aansprakelijkheidsverzekering nemen.
 Post-interventiedossier bewaren.
 Diverse bestekken voorleggen voor grote werken.
 Elk jaar een evaluatierapport opmaken over de leveranciers.
 Melding doen en toestemming vragen voor bedrijven die een link hebben met de VME of mede-eigenaars.
 Enkel naam, adres en kavel mogen gecommuniceerd worden aan andere mede-eigenaars.
 Dubbele boekhouding voor meer dan 20 kavels (appartementen). Is nog verder te bepalen door het KB.
 Begroting voor onderhoudscontracten, gemeenschappelijke uitrusting en toekomstige grote kosten.
 
• Raad van Mede-Eigendom
 Bij minimum twintig kavels is er een raad van mede-eigendom verplicht.
 Controleert syndicus en staat hem bij.
 Kan bevoegdheden krijgen van de AV (min 75% van de stemmen) voor maximum één jaar.
 Moet een halfjaarlijks rapport naar de mede-eigenaars sturen.
 Heeft een voorzitter en bijzitter(s).
 
• Rechtsvorderingen
 Syndicus mag optreden voor rechtsvorderingen bijvoorbeeld achterstal bij verkoop.
 Elke eigenaar mag onrechtmatige beslissingen aanvechten.
 Elke eigenaar mag aan de rechter vragen de aandelen of lasten te veranderen.
 
• Aankoop en verkoop
Art. 577-11 § 1&2 omschrijft welke inlichtingen en documenten dient meegedeeld te worden:
 Bedrag van het werk – en reservekapitaal.
 Verschuldigde achterstallen van de overdrager.
 Toestand van de oproepen tot kapitaalinbreng.
 Overzicht van de hangende gerechtelijke procedures.
 Notulen van de vorige drie jaren en de periodieke afrekeningen van de lasten van de laaste twee jaar.
 Afschrift van de recentste balans.
 Bedrag van de uitgaven voor behoud, onderhoud, herstelling en vernieuwing.
 Kostprijs van de dringend herstellingen.
 Kosten verbonden aan het verkrijgen van de gemeenschappelijke delen.
 Staat van de vaststaande verschuldigde bedragen van de VME.

Volgende informatie dient de notaris mee te delen:
 Bij eigendomsoverdracht moet de datum, dag en uur van de akte meegedeeld worden.
 
• Eigendomsoverdracht
 De lasten worden opgedeeld pro rata temporis.
 Het reservekapitaal blijft eigendom van de VME.
 De notaris moet de achterstallige schulden van de verkoper inhouden.
 Bij betwisting van de achterstallen dient de notaris binnen de drie dagen per aangetekende zending te verwittigen.
 Binnen de twaalf werkdagen moet de syndicus bewarend beslag leggen en afgeven aan de notaris.
 

Te koop / te huur



Referenties



SyndicBeheer .be bvba

Twaalfkameren 3
B-9000 Gent
Tel.: 09/324.82.42
Fax.: 09/324.85.83
Email: info@syndicbeheer.be

BE 0889.631.936
Zaakvoerder: G. Ortegat

BIV 502656  

erkend vastgoedmakelaar - België

Design & CMS by Deltacom